Conditions générales avocats Intolaw

  1. CONDITIONS GENERALES AVOCATS INTOLAW

1. Champ d'application et objet de la mission

Les présentes conditions générales s'appliquent à toutes prestations effectuées par le cabinet Avocats Intolaw, ses associés, collaborateurs, stagiaires et toutes personnes travaillant pour ou en collaboration avec ledit cabinet et ce, excepté accord contraire écrit dans lequel il est précisé que lesdites conditions générales sont d'application pour autant qu'elles ne dérogent pas à ce qui est prévu dans le contrat.

Les services offerts par le cabinet Avocats Intolaw comprennent notamment les éléments suivants : consultation juridique, résolution des litiges, rédaction et négociation de contrats, médiation, élaboration de stratégies et assistance dans le cadre de diverses procédures relevant des divers domaines d’expertise du cabinet Avocats Intolaw.

Même si le client contracte avec un avocat déterminé du cabinet Avocats Intolaw, il pourra être mis en contact avec d'autres avocats du cabinet Avocats Intolaw en vue du traitement de son dossier et ce sans que le client puisse s'y opposer. Outre les tâches habituelles qui sont accomplies au sein du cabinet d’avocats, le client accepte que le cabinet Avocats Intolaw puisse faire appel à d’autres avocats (externes) pour des missions spécifiques permettant l’exécution de la mission confiée au cabinet Avocats Intolaw.

S'il s'avère nécessaire, dans le cadre de la mission à effectuer, de faire appel à un huissier ou à un traducteur, le client confie le choix de ce prestataire au cabinet Avocats Intolaw.

Le cabinet Avocats Intolaw ne fera appel à d’autres prestataires tiers tels que notaire, expert ou comptable qu'avec l’accord explicite du client et ces prestataires seront choisis en concertation avec lui.

Les coûts liés à l’intervention de ces prestataires seront répercutés sur le client au prix coûtant.

2. Devoir d'information juridique

Le Code de droit économique impose aux avocats l'obligation de fournir certaines informations. Le cabinet Avocats Intolaw insiste pour que ses clients prennent expressément connaissance des présentes conditions générales. Les règlements auxquels sont soumis les avocats sont disponibles sur le site Internet de l’Ordre du Barreau Francophone et Germanophone (https://www.avocats.be/).

Le cabinet Avocats Intolaw est inscrit auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0833.751.226. Son siège social se situe à Gand mais il dispose de plusieurs unités d’établissement en Belgique. En principe, les avocats sont membres du Barreau de Gand, Anvers ou Bruxelles.

Le cabinet Avocats Intolaw a souscrit une police d’assurance responsabilité professionnelle couvrant une éventuelle responsabilité professionnelle du cabinet Avocats Intolaw, de ses avocats - associés et des collaborateurs ou stagiaires qui y sont liés :

  • Barreau de Gand : MS AMLIN INSURANCE SE (adresse : Boulevard du Roi Albert II, 37 à 1030 Schaerbeek) via le courtier Vanbreda Risk & Benefits (adresse : Plantin en Moretuslei 297 à 2140 Anvers) ;

  • Barreau d’Anvers : MS AMLIN INSURANCE SE (adresse : Boulevard du Roi Albert II, 37 à 1030 Schaerbeek) via le courtier Vanbreda Risk & Benefits (adresse : Plantin en Moretuslei 297 à 2140 Anvers) ;

  • Barreau de Bruxelles : SA ETHIAS (adresse : Rue des Croisiers, 24 à 4000 Liège) via le courtier Marsh (adresse : Avenue Herrmann-Debroux, 2 à 1160 Auderghem).

La garantie de ce contrat d'assurance couvre les conséquences d'actes commis partout dans le monde pour des activités effectuées par les avocats assurés depuis leur bureau établi en Belgique.
Les avocats du cabinet Avocats Intolaw limitent leur responsabilité au montant payé par l'assureur responsabilité civile professionnelle en cas de sinistre (maximum 1.250.000 EUR). Sauf convention contraire expresse, les avocats du cabinet Avocats Intolaw ne peuvent être tenus responsables des prestations effectuées par des tiers auxquels ils font appel que jusqu'à concurrence du montant payé par l'assureur responsabilité civile professionnelle en cas de sinistre. Le cabinet décline toute responsabilité en ce qui concerne la franchise ou des dommages éventuellement plus élevés. Le client peut obtenir une copie de la police d’assurance à première demande.

3. Demande d'information ou plainte

Coordonnées du cabinet Avocats Intolaw :

  • Gand (NL) : Begijnhoflaan 408 B – 9000 Gand ; Tel. : 0032 (0)9 265 00 65 ; E‑mail : info@intolaw.be

  • Anvers (NL) : Brusselstraat 51 – 2018 Anvers ; Tel. : 0032 (0)9 265 00 65 ; E-mail: info@intolaw.be

  • Bruxelles (FR) : Treurenberg 5 – 1000 Bruxelles ; Tel. : 0032 (0)2 669 20 74 ; E-mail: contact@intolaw.be

En cas de plainte, le client peut obtenir des informations ou introduire sa plainte en premier lieu directement auprès du cabinet Avocats Intolaw à l'adresse précitée.

Les éventuelles demandes et plaintes peuvent également être introduites auprès du Service de médiation des avocats de l’Ordre des barreaux francophones et germanophone, l'entité qualifiée compétente pour le règlement extrajudiciaire des litiges entre consommateurs et avocats. Les plaintes doivent être introduites de préférence en ligne à l'aide du formulaire électronique disponible via ce lien. Ce lien permet en outre de consulter des informations complémentaires de la LIGECA. Le siège social de cet organisme est situé rue Haute 139, bte 20 à 1000 Bruxelles.

4. Collaboration/obligations du client

Le cabinet Avocats Intolaw informe le client tout au long du dossier quant à l’exécution de sa mission et à l’avancement de son dossier.

Toutes les informations utiles et les documents pertinents pour le traitement du dossier doivent être immédiatement transmis à l'avocat en charge du dossier et ce tout au long de l’exécution de sa mission. Si le client souhaite faire appel à une assurance protection juridique pour payer les honoraires du cabinet Avocats Intolaw, il lui incombe de fournir les coordonnées de la compagnie d'assurance concernée, les conditions générales et spécifiques de sa police d’assurance et toutes les informations nécessaires pour que le cabinet Avocats Intolaw puisse vérifier si et dans quelle mesure une intervention dans les honoraires est prévue ou possible. Le client garantit l'exactitude, l'exhaustivité et la fiabilité des informations et documents transmis. Le cabinet Avocats Intolaw se réserve le droit de mettre fin à la collaboration si le client n'apporte pas son entière collaboration, conformément à ce qui a été convenu.

5. Frais et honoraires

Le traitement d’un dossier par le cabinet Avocats Intolaw donne lieu au paiement, par le client, de prestations/honoraires (5.1.), de frais (5.2.) et de provisions (5.3.). Ces montants doivent être payés conformément aux procédures décrites ci-dessous (5.3.).

En cas de défaut de paiement de la part du cabinet Avocats Intolaw lorsque celui-ci est tenu de rembourser une quelconque somme au client, les mêmes règles et indemnités que celles prévues au point 5.3. des présentes sont d’application.

5.1. Honoraires

Les honoraires couvrent les prestations effectuées par les collaborateurs du cabinet Avocats Intolaw, telles que : les consultations, les conversations téléphoniques, les rendez-vous, les réunions, les recherches spécifiques, l’étude du dossier, la préparation de fiches et d’actes de procédure, la préparation des audiences, la comparution aux audiences, la préparation des plaidoiries, les démarches, le traitement d’e-mails, etc.

L'avocat a le droit de fixer librement ses honoraires. Le calcul des honoraires doit s'effectuer avec discrétion et juste modération conformément à l'article 446ter du Code judiciaire. Les honoraires constituent la contrepartie des prestations effectuées par l'avocat. Le cabinet Avocats Intolaw opte pour l'application d'un tarif horaire, celui-ci variant en fonction du degré de spécialisation, de la complexité, de l'importance et de l'urgence éventuelle de l'affaire, ainsi que de la capacité financière du client. Le tarif horaire appliqué varie entre 130 EUR et 250 EUR (hors TVA de 21 %).

Dans l’hypothèse d’une affaire complexe, qui implique nécessairement un plus grand risque au niveau de la responsabilité de l’avocat ou lorsqu’un résultat particulièrement important est attendu, les honoraires peuvent être majorés d’un « success fee », en tenant compte du résultat obtenu, conformément au Code judiciaire et aux règles généralement admises par l’OBFG et l’OVB.

Le cabinet Avocats Intolaw rappelle également l’existence de l’aide juridique de deuxième ligne. Dans l’hypothèse où le client ne parviendrait pas à assumer les honoraires demandées par son avocat, il peut faire appel à un avocat « pro deo ». Plus d’informations à ce sujet peuvent être trouvées via ce lien.

5.2. Frais

5.2.1. Frais de l'avocat (cabinet)

Le cabinet Avocats Intolaw applique un forfait unique pour les frais de dossier de 75,00 EUR (hors TVA de 21 %).

Les tarifs suivants sont ensuite d'application, par unité, hors TVA de 21 % :
Photocopies : 0,25 EUR
E-mail :                                                                                                                      5,00 EUR
Fax : 0,50 EUR
Dactylographie, par page : 10,00 EUR
Déplacements : 0,55 EUR/km
Bon de greffe :                                                                                                           1,00 EUR

5.2.2. Coûts liés à l’intervention de tiers / débours

Ces coûts couvrent les frais liés à l’intervention de tiers dans le cadre de la procédure, tels que les droits de greffe ou les droits de mise au rôle, les frais de copie d’un dossier ou d’un document officiel (bons de greffes, etc.), les frais d’huissier de justice, les frais d’expert et les frais de traducteur, etc.

Les demandes de paiement des débours vous seront, en principe, adressées directement par le tiers prestataire. A défaut, le prix coûtant vous sera répercuté. Celui-ci fera l’objet d’une mention expresse dans la facture qui vous sera transmise.

5.2.3. Dépens

Les dépens comprennent notamment l’indemnité de procédure qui consiste en une somme forfaitaire destinée à couvrir une partie des frais de justice de la partie gagnante. Ce montant est déterminé par le Tribunal selon des plafonds fixés par arrêté royal en fonction de la valeur du litige et par instance. Des dépens sont donc dus en première instance et en degré d’appel.

Le Code judiciaire prévoit que lorsqu’une décision est définitive, les dépens, y compris l’indemnité de procédure, sont à la charge de la partie qui succombe.

En cas de décision défavorable, vous devrez donc, en principe, supporter ou rembourser les dépens de l’autre partie et payer l’indemnité de procédure.

En cas de décision favorable, en revanche, les dépens doivent vous être remboursés/payés par la partie adverse.

Le client reconnait avoir été informé de la loi du 21 avril 2007 relative à la répétibilité des honoraires et frais liés à l’assistance de l’avocat.

5.4. Provisions et mode de payement

Avant le début de la mission et durant le traitement de celle-ci, des provisions à faire valoir sur le décompte final peuvent être demandées au client ou des factures intermédiaires peuvent être envoyées au client.

Cette méthode de travail permet au client d'être clairement informé de la situation financière de son dossier.

Conformément au considérant 93 de la circulaire AGFisc n° 47/2013 (E.T. n° 0124.411) du 20.11.2013, les provisions seront considérées à concurrence de 50 % comme ayant trait à des débours pouvant être refacturés et ne devant pas être pris en compte dans la base d'imposition de la TVA.

Dans l'état de frais et honoraires final, les provisions sont déduites du montant total. Conformément au considérant 93, alinéa 2, de la circulaire précitée du 20.11.2013, il y aura ensuite une régularisation (positive ou négative) de la TVA sur les frais provisionnés.

S'il y a lieu, le cabinet Avocats Intolaw peut demander au client de verser une provision au sens du chapitre 10 de la décision de l’administration de la TVA n° E.T. 125.682/3 du 18.4.2014. Pour autant que les quatre conditions énumérées dans ladite décision soient remplies, une telle provision ne sera pas assujettie à la TVA tant que et dans la mesure où cette provision n'est pas utilisée par le cabinet Avocats Intolaw pour couvrir, en tout ou en partie, son état de frais et honoraires.

Sauf mention contraire expresse, les états de frais et honoraires, les factures intermédiaires et/ou les demandes de provision sont payables au siège social du cabinet Avocats Intolaw dans les quinze jours suivant la date d’envoi. A défaut de paiement dans le délai imposé, des intérêts seront dus, de plein droit et sans mise en demeure préalable, à compter de l’échéance du délai de quinze jours. Le taux d’intérêt est de 1% par mois entamé pour les particuliers. Pour les entreprises, le taux d’intérêt est calculé conformément à l’article 5 de la loi du 8 août 2022 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales.

Par ailleurs, tout retard de paiement engendrera également l’augmentation, de plein droit et sans mise en demeure, du montant dû (suivant l’état de frais et honoraires, la facture intermédiaire et/ou la demande de provision) de 10% (avec un minimum de 150,00 euros) au titre de compensation forfaitaire pour les frais engendrés par le retard de payement (notamment, perte de temps, frais d’administration, frais de correspondance, frais extrajudiciaires, etc.).

Si le client n’est pas d’accord avec l'état de frais et honoraires, la facture intermédiaire ou la demande de provision, il doit le/la contester par écrit dans les 15 jours calendrier.

Le défaut de paiement par le client à la date d'échéance d'un seul état de frais et honoraires, d’une seule facture intermédiaire ou d’une seule provision entraîne de plein droit l'exigibilité immédiate de toutes les créances.

A défaut de paiement dans les délais susmentionnés, les avocats du cabinet Avocats Intolaw pourront suspendre leurs travaux. Ni le cabinet Avocats Intolaw, ni les avocats qui en font partie, ne peuvent être tenus pour responsables du dommage éventuel qui en résulterait.

Si le client dispose d’une assurance protection juridique, il fournira immédiatement les coordonnées de la compagnie d’assurance en question afin que le cabinet Avocats Intolaw puisse vérifier si et dans quelle mesure une intervention dans la prise en charge des honoraires de l’avocat est prévue. Dans l’attente d’une éventuelle intervention de l’assurance protection juridique, la cabinet Avocats Intolaw facturera les sommes qui lui sont dues directement auprès du client.

Même si une assurance protection juridique confirme son intervention, le cabinet Avocats Intolaw sera en droit de réclamer au client le payement de ses frais ou honoraires qui ne seraient pas pris en charge par cette assurance protection juridique et ce pour quelque raison que ce soit.

Si le client met fin prématurément à la collaboration et que, de ce fait, une assurance protection juridique n'intervient pas ou plus dans le paiement total ou partiel des honoraires et frais du cabinet Avocats Intolaw , le client est et reste tenu de payer ces honoraires et frais d'Intolaw

6. Le compte tiers

Le cabinet Avocats Intolaw transfère tous les montants qu’il réceptionne sur son compte tiers pour le compte de son client dans les plus brefs délais. Si le cabinet Avocats Intolaw n’est pas en mesure de transférer un montant immédiatement, il informera le client de la réception du montant et de la raison qui ne lui permet pas de transférer le montant immédiatement.

Le cabinet Avocats Intolaw peut retenir des montants qui lui sont versés sur son compte tiers pour le compte de son client afin de couvrir des états de frais et honoraires, des factures intermédiaires et/ou des demandes de provision impayés. Dans cette hypothèse, le cabinet Avocats Intolaw en informe le client par écrit. Cette disposition n’affecte pas le droit du client de contester le relevé des prestations du cabinet Avocats Intolaw et d’exiger le remboursement des montants retenus.

Le fait que le cabinet Avocats Intolaw retienne des sommes en payement de ses frais et honoraires ne modifie pas l’obligation du client de payer la TVA due sur ces sommes, et ce par le biais d’un ou plusieurs paiements distincts dans la mesure où les fonds retenus peuvent être insuffisants pour couvrir l’intégralité du montant dû (TVA comprise).

Le cabinet Avocats Intolaw transfère immédiatement les montants reçus du client pour le compte de tiers à ces tiers.

7. Confidentialité

Les avocats du cabinet Avocats Intolaw sont soumis au secret professionnel. L’ensemble des courriers, avis, écrits de procédure, etc. transmis au client le sont sous la condition expresse que le client en respecte la confidentialité. Le client ne pourra transmettre lesdits documents ou leur contenu à des tiers que moyennant l’accord exprès, préalable et écrit de Avocats Intolaw.

8. Droits de propriété intellectuelle

Les documents émanant du cabinet Avocats Intolaw sont protégées par les droits de la propriété intellectuelle et ne peuvent en aucun cas être utilisés ou reproduits sans l’accord exprès des titulaires de ces droits de propriété intellectuelle.

9. Responsabilité et obligations du cabinet

Par l'intermédiaire des différents Barreaux auxquels sont rattachés les avocats du cabinet Avocats Intolaw, ce dernier a souscrit une assurance couvrant sa responsabilité civile professionnelle (voir point 2. ci-dessus). Dans l’hypothèse où la couverture d'assurance dans le cadre du contrat d'assurance responsabilité civile professionnelle du cabinet ne serait pas acquise pour quelque motif que ce soit, la responsabilité de Avocats Intolaw et de ses collaborateurs est limitée au montant des honoraires payés par le client en contrepartie des services fournis par le cabinet Avocats Intolaw et ayant donné lieu au litige en responsabilité dont question.

A la clôture du dossier, les pièces pertinentes seront archivées et conservées durant une période de cinq ans par le cabinet Avocats Intolaw. A l'issue de cette période de cinq ans, le cabinet Avocats Intolaw se réserve le droit de détruire le dossier.

10. Prévention du blanchiment de capitaux

En application d’une directive européenne adoptée fin 2001, la loi du 12 janvier 2004 portant sur la prévention de l'utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme a étendu le devoir d'identification et de notification des transactions inhabituelles à la prestation de service des avocats.

Depuis lors, les avocats sont légalement tenus, dans certaines circonstances, d'identifier leur(s) client(s), de conserver la preuve de cette identification et d’en faire le signalement auprès du Barreau compétent. Cette obligation vaut tant vis‑à‑vis des clients personnes physiques que des clients personnes morales et leurs représentants.

11. Droit de rétractation

Le cabinet Avocats Intolaw s'engage à effectuer ses prestations dans un délai raisonnable. En cas d'accord spécifique sur les délais, le cabinet Avocats Intolaw s'engage à faire ce qui est raisonnablement possible pour respecter lesdits délais. Le cabinet Avocats Intolaw ne peut en aucun cas être tenu pour responsable d'un éventuel dépassement des délais dû à son client, à des tiers ou à un cas de force majeure.

Après avoir conseillé le client via un des sites internet appartenant au cabinet Avocats Intolaw, ce dernier n’effectue aucune prestation de service avant la fin du délai légal de rétractation de 14 jours, à dater de la conclusion du contrat.

Si le client souhaite que le cabinet Avocats Intolaw intervienne immédiatement, il/elle doit en faire la demande expresse. Le client reconnaît ainsi renoncer à son droit de rétractation dès le moment, où le contrat est intégralement exécuté. Si le client fait une demande d'exécution immédiate du contrat et invoque par la suite son droit de rétractation avant que le contrat ne soit intégralement exécuté, le cabinet Avocats Intolaw facturera au client un montant d'honoraires et de frais calculé au prorata des prestations déjà effectuées au moment où il/elle informe le cabinet Avocats Intolaw de sa décision d'exercer son droit de rétractation. En tout état de cause, les frais minimaux suivants seront facturés : A) Annulation après la création du dossier et avant une consultation ou un entretien avec un avocat : 350 EUR (hors TVA) ; B) Annulation après une consultation ou une concertation avec un avocat et avant la remise d'un avis (écrit) ou la préparation d'une audience : 500 EUR (hors TVA) ; C) Annulation après la remise d'un avis (écrit) ou après la préparation d'une audience (de plaidoirie) devant le tribunal : 750 EUR (hors TVA) ; D) Annulation à moins de 14 jours précédant l'audience (de plaidoirie) prévue : 1 000 EUR (hors TVA).

De plus, les frais de tiers et les débours (voir point 5.2.2) doivent toujours être remboursés.

Plus d'informations sur l'exercice du droit de rétractation :

  1. FOD ECONOMIE (Ventes à distance : délai de rétractation | SPF Economie (fgov.be))

  2. Le droit de rétractation pour les contrats à distance (expliqué brièvement) - voir annexe

  3. Le formulaire de rétractation - voir annexe

Le client peut exercer son droit de rétractation à condition d’en informer le cabinet Avocats Intolaw au moyen d’une déclaration écrite dénuée d’ambiguïté.

12. Résiliation du contrat

Le client a le droit de mettre fin au contrat à tout moment moyennant notification écrite au cabinet Avocats Intolaw. Dans ce cas, le cabinet Avocats Intolaw transmet son état de frais et honoraires final au client, tenant compte de ses prestations jusqu'à la fin du contrat. Aucun dédommagement n'est dû au cabinet Avocats Intolaw.

Lors de l'établissement de l’état de frais et honoraires final, les frais minimaux suivants sont pris en compte : 1) Résiliation après la création du dossier et avant une consultation ou un entretien avec un avocat : 350 EUR (hors TVA) ; 2) Résiliation après une consultation ou un entretien avec un avocat et avant la remise d'un avis (écrit) ou la préparation d'une audience : 500 EUR (hors TVA) ; 3) Résiliation après la remise d'un avis (écrit) ou après la préparation d'une audience (de plaidoirie) devant le tribunal : 750 EUR (hors TVA). 4) Résiliation à moins de 14 jours de l'audience (de plaidoirie) prévue : 1 000 EUR (hors TVA).

Le cabinet Avocats Intolaw remettra toutes les pièces du dossier au client à sa première demande.

Le cabinet Avocats Intolaw  a le droit de mettre fin au contrat à tout moment moyennant notification écrite de cette décision au client. Pour déterminer la date de fin de ses prestations, le cabinet Avocats Intolaw tiendra compte de la possibilité pour le client d'obtenir l'assistance d'un autre avocat en temps utile.

13. Communications

Le cabinet Avocats Intolaw est autorisé à correspondre avec le client par e-mail sur l’adresse mail renseignée par le client, ainsi que de communiquer avec le client par le biais de messages textuels, quel que soit l'opérateur (y compris SMS, MMS, Whatsapp, Messenger, chat, ...). Le client doit s'assurer qu'il possède et garde le contrôle de l’adresse mail et du numéro de téléphone communiqués. Il doit informer de manière proactive le cabinet Avocats Intolaw en cas de changement de cette adresse mail ou de ce numéro de téléphone.

14. Traitement des données à caractère personnel

Le client donne expressément son consentement pour que le cabinet Avocats Intolaw traite toutes les informations nécessaires et, le cas échéant, les données à caractère personnel, les données relatives aux condamnations pénales et aux infractions et les catégories particulières de données à caractère personnel qui peuvent y être incluses, à une ou plusieurs fins spécifiques telles que définies dans le cadre des services et des missions fournis par le cabinet Avocats Intolaw.

Le cabinet Avocats Intolaw se réserve également le droit de traiter ces informations pour ses propres intérêts légitimes ou ceux de tiers, pour l'exercice du droit fondamental à la liberté d'expression ou d'information et/ou pour l'introduction, l'exercice ou la justification d'une action en justice.

Le client a le droit d'envoyer une demande au cabinet Avocats Intolaw pour consulter, corriger ou supprimer ses données personnelles ou pour retirer son consentement au ou son objection à l’encontre du traitement de ses données à caractère personnel.

Le cabinet Avocats Intolaw s'engage à fournir au client une réponse motivée à sa demande dans un délai d'un (1) mois. En fonction de la complexité de la ou des demandes et du nombre de demandes, ce délai peut, si nécessaire, être prolongé de deux (2) mois supplémentaires. Cette réponse doit indiquer les raisons pour lesquelles le cabinet Avocats Intolaw donne (ou ne donne pas) suite à la ou aux demandes formulées par le client.

Dans ce cas, le cabinet Avocats Intolaw se réserve le droit de facturer une compensation raisonnable au regard des coûts administratifs liés au traitement de la ou des demandes.

La politique de confidentialité complète telle que mise en œuvre par le cabinet Avocats Intolaw peut être consultée via ce lien.

15. Droit applicable et tribunaux compétents

Toute convention conclue avec le cabinet Avocats Intolaw est soumise au droit belge (sans que ceci ne puisse déboucher sur une situation où, en vertu du droit privé international, l'affaire serait renvoyée vers un autre système juridique).

En cas de litige, seront compétents soit les tribunaux de l'arrondissement de Flandre-Orientale, division Gand, soit les tribunaux francophones de l’arrondissement de Bruxelles.